报税提醒：保存好税务资料或记录

你想把全年所有可报销抵税的支出或费用充分利用到滴水不漏吗?当税务局查证资料、甚至税务官查你的税时能全身而退吗?或在每年找会计师报税时你想多节省一些费用…，有一个要诀，就是把税务资料记录做好并保存好。

与税务局打交道时，你想报销或抵税的项目都必须有文件来支持，提供支持文件的责任在你的身上，若你拿不出合适的支持文件，税务局依法可以不核准;除非上法庭，那时还要看法官是不是好心站在你这边。

一、维持良好的帐册与记录

不要以为把税表交上去，税务局就已经打发过去了，不是的，税务局要求每一位报税、缴税的人、在加拿大经营企业的人都必须保存良好帐册和记录。当有一天税务局要查阅时，你就得提供相关资料，你的帐册或记录必须让税务局足以用来判断你的税负是多少，所报的金额都需要有原始文件来支持。

确定你保存了所需要的税表上各项目的原始资料，在决定保管那些文件时，想想哪一种文件最能够证实你的税务记录?哪一种的证据愈强，日后被税务局拒绝的机会也愈小。

当你的所得性质不同时，所要保存的资料也不一样，例如：

★ 薪资：T4或payroll stub

★ 投资：T5、T3或买卖契约报表

★ 出售股票、基金：银行给的statement of transaction(交易表)或交割单

★ 租金：租约及各种因出租所发生的支出收据或发票

★ 企业：销货发票、收银机纸带、银行对账单、各项支出或成本的原始凭证

(例如：原始的销货发票或单据)是最好的，若没有原始凭证，而只拿回笼支票(cancelled cheque)或信用卡对账单来证明你有某项支出，税务局往往不会认帐。

二、设立适合你的记录保存系统

你可知道，如果没保存好税务资料或记录，可能会让你平白多缴不少税款。当然最好你知道要留下那些收据和记录，本书内容会让你有更清楚的概念，但当你不是那麽有把握时，宁可将你认为要保存的单据先留下来，日後确定不需要时再销毁，总比把已销毁的单据复原要来得容易。

若你是做生意的人，请参考笔者的另一本书「家庭及小型企业经营篇」第三章，为你详细讨论帐册及单据的设立与保存。若你不是做生意的人，要把你的税务资料整理组织起来并不是那麽困难，可以到文具店买一个档案夹或风琴夹(有很多分类口袋的夹子)，或用几个信封也可以，标明各种支出的种类，例如慈善捐献、医疗费用、孩子的体育活动、公车月票等。全年各类的单据分门别类收集好，到了要报税的时候，只要拿出来个别加总起来，填到税表相关的格位。

你可以考虑依照税表中各类的表格，如租金、资本利得或自雇所得来组织排列。若你的申报内容不太复杂，一年设一个档就可以了。不论你是自己报税或是找专业报税，手填税表或上网申填报，税表送件出去以後，一定要记得留一份复本存底，并将税务局寄来的评税通知一并放在同一个档案夹内，以备日後查考。

三、税务记录要保存多久?

税务局的答案是六年。帐册或单据需保存於你在加拿大境内的住宅或营业场所，当税务局要求查阅时，你必须拿得出来。

即使过了六年，税务局已不能再追溯了(除非他们怀疑你逃漏税!果真如此，麻烦就大了!)，若你仍拥有那个资产，购货单据或投资报表就不能丢，因为日後若发生事故要保险公司理赔，或出售时你必须有它才能证明你的产权。而且你日後报税，要计算资本利得或损失时，也需要有这些单据来证明当初取得资产时的成本额。

★ 查税的时候，税务局会要求你将查税各年度(通常是两年)的银行对帐单(或存摺)及信用卡帐单都给查税官，所以近年(至少以往三年)的这些对帐单最好别丢了。若你丢了或销毁了，一旦查税就需要向银行申请一份新的，费时又费钱。除了做好保存工作，你银行对帐单上的每笔存入款项，最好能有一些说明记录。而若有店汇钱进来，最好保留汇款单。

你可知道，如果没保存好税务资料或记录，可能会让你平白多缴不少税款。当然最好你知道要留下那些收据和记录，本书内容会让你有更清楚的概念，但当你不是那麽有把握时，宁可将你认为要保存的单据先留下来，日後确定不需要时再销毁，总比把已销毁的单据复原要来得容易。

若你是做生意的人，请参考笔者的另一本书「家庭及小型企业经营篇」第三章，为你详细讨论帐册及单据的设立与保存。若你不是做生意的人，要把你的税务资料整理组织起来并不是那麽困难，可以到文具店买一个档案夹或风琴夹(有很多分类口袋的夹子)，或用几个信封也可以，标明各种支出的种类，例如慈善捐献、医疗费用、孩子的体育活动、公车月票等。全年各类的单据分门别类收集好，到了要报税的时候，只要拿出来个别加总起来，填到税表相关的格位。

你可以考虑依照税表中各类的表格，如租金、资本利得或自雇所得来组织排列。若你的申报内容不太复杂，一年设一个档就可以了。不论你是自己报税或是找专业报税，手填税表或上网申填报，税表送件出去以後，一定要记得留一份复本存底，并将税务局寄来的评税通知一并放在同一个档案夹内，以备日后查考。

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